- Bagaimana Pusat Tanggungjawab (PTJ) dapat merancang untuk menandatangani MoU/MoA dengan pihak luar (industri, swasta, badan-badan berkanun, kerajaan, institut pengajian tinggi dan lain-lain) dalam negara?
Sekiranya Pusat Tanggungjawab (PTJ) bercadang untuk mengadakan hubungan kerjasama melalui Memorandum Persefahaman (MoU) antara Universiti Putra Malaysia (UPM) dengan institusi luar, PTJ yang terlibat hendaklah memastikan bahawa pemilihan rakan MoU/MoA dibuat dengan mengambil kira latar belakang institusi luar tersebut, aspek sensitiviti yang melibatkan polisi dan dasar kerajaan serta faedah yang dapat dimanfaatkan oleh UPM dalam MoU/MoA yang dicadangkan untuk mengelakkan imej dan kredibiliti UPM sebagai sebuah Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) terjejas serta digunakan hanya untuk kepentingan institusi terlibat.
Isi kandungan MoU perlu dibincangkan pada peringkat PTJ meliputi perincian aktiviti yang akan dilaksanakan dengan rakan universiti atau institusi dalam negara. Draf MoU akan dihantar kepada Bahagian Perundang-undangan oleh PTJ atau Bahagian Komunikasi Korporat (BKK) untuk semakan kandungan. Setelah semakan dibuat, Bahagian Perundang-undangan akan memberikan ulasan secara bertulis. Sekiranya terdapat pindaan, PTJ perlu membuat perbincangan semula dengan pihak luar.
Kelulusan untuk menandatangani perjanjian yang tidak melibatkan implikasi dasar, kewangan dan keselamatan negara tidak memerlukan keputusan daripada pihak Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). PTJ perlu menghantarkan kertas permohonan kepada Pihak Pengurusan Universiti (PPU) dengan melampirkan ulasan daripada Bahagian Perundang-undangan untuk mendapatkan kelulusan. Keputusan permohonan sama ada diluluskan, ditangguhkan atau tidak lulus akan dimaklumkan oleh Setiausaha Pihak Pengurusan Universiti kepada PTJ dan BKK. Setelah mendapat kelulusan, MoU/MoA boleh dijilid dan ditandatangani oleh kedua-dua pihak. Proses menandatangani boleh dibuat secara pos atau ditandatangani bersama di satu lokasi yang ditetapkan. BKK perlu dimaklumi sekiranya kedua-dua pihak bersetuju untuk mengadakan majlis menandatangani MoU/MoA. Status MoU/MoA akan dikemas kini oleh BKK dengan mendapatkan maklumat daripada PTJ yang terlibat secara berkala.
- Apakan persiapan yang diperlukan untuk melaksanakan Syarahan Inaugural?
Setiap tahun Bahagian Komunikasi Korporat (BKK) akan mengeluarkan jadual Pelaksanaan Syarahan Inaugural kepada profesor yang terlibat.
Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab bagi pelaksanaan Majlis Syarahan Inaugural yang melibatkan profesor daripada PTJ tersebut. PTJ perlu mempunyai jawatankuasa bagi pengendalian Majlis syarahan Inaugural. Beberapa perkara perlu diberi perhatian oleh jawatankuasa ini, iaitu:
- Pengendalian Majlis
- Penyediakan tempat
- Pengumpulkan maklumat daripada profesor terlibat
- Penyambut tetamu dan pendaftaran
- Jemputan
- Senarai jemputan fakulti
- Edaran kad jemputan
- Mini pameran
- Penyediaan tempat
- Pengumpul maklumat
|
Syarahan Inaugural boleh diadakan, sama ada di Dewan Taklimat, tingkat 1, Bangunan Pentadbiran atau mana-mana dewan atau bilik kuliah fakulti berkenaan atau mana-mana tempat yang difikirkan sesuai oleh pihak fakulti. Sekiranya terdapat sebarang pemindaan atau perubahan tarikh pada Majlis Syarahan Inaugural, perkara tersebut perlulah mendapat kelulusan daripada Y.Bhg Datuk Naib Canselor terlebih dahulu. Surat rasmi memohon pindaan tarikh tersebut perlulah dihantar kepada Y.Bhg Datuk Naib Canselor.
Penerbitan buku Syarahan Inaugural adalah di bawah tangungjawab Penerbit UPM. Semua maklumat seperti teks untuk buku syarahan inaugural dalam bentuk hard copy dan soft copy perlu dihantar kepada bahagian Penerbit UPM. Maklumat lain yang perlu dikemukakan bersama ialah gambar berjubah dan gambar untuk digunakan sebagai cover buku.
Setiap PTJ mendapat peruntukan kewangan sebanyak RM1300.00 bagi setiap Majlis Syarahan Inaugural. Peruntukan tersebut meliputi jamuan ringan dan 2 helai gegantung. Bil tuntutan perlu diserahkan kepada BKK untuk tindakan lanjut berhubung dengan pembayaran berkenaan.
- Apakan prosedur yang perlu dipatuhi untuk mengadakan lawatan ke UPM?
Pemohon perlu menghantarkan surat permohonan kepada Bahagian Komunikasi Korporat (BKK) sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh lawatan. Surat permohonan boleh dihantar secara pos atau faks di talian 03-8948 7273. Pemohon perlu menyatakan bilangan pelawat, tarikh, tujuan lawatan, masa dan tempat yang ingin dilawati. Permohonan yang diterima akan dipertimbangkan oleh BKK dan memaklumkannya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang terlibat. BKK akan memaklumkan jawapan kepada pemohon menerusi telefon dan juga surat rasmi secara pos atau faks. Sekiranya permohonan tersebut ditolak, pemohon boleh mengusulkan tarikh baru kepada BKK.
- Apakah yang perlu dilakukan sekiranya syarikat luar berminat untuk mengadakan promosi di Universiti Putra Malaysia (UPM)?
Permohonan promosi perlu dihantarkan kepada Bahagian Komunikasi Korporat (BKK) sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh promosi yang dipohon.
Sekiranya permohonan diterima, pemohon akan dimaklumi melalui surat atau telefon. Seterusnya pemohon akan berurusan dengan Pusat Pembangunan Perniagaan (UBC) bagi urusan tempat dan kaedah pelaksanaan promosi.
- Siapakah yang akan bertanggungjawab bagi persiapan teks ucapan perasmi dan tuan rumah?
Bagi setiap majlis rasmi Universiti Putra Malaysia (UPM), satu jawatankuasa induk akan dilantik, seterusnya jawatankuasa pelaksana/kerja. Jawatankuasa pelaksana/kerja bertanggungjawab untuk menjalankan tugas yang perlu untuk memastikan bahawa majlis dapat dilakanakan dengan lancar.
Satu jawatankuasa pelaksana/kerja yang melibatkan persediaan teks ucapan perlu untuk memastikan bahawa majlis perasmian dan juga penerbitan buku cenderamata dapat dijalankan dengan baik.
|
|
|
LAIN-LAIN |
 |
Webmaster |
|
Peta laman / Sitemap |
|
|
