TANGGUNGJAWAB |
|
TINDAKAN |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
A. |
Penetapan Tarikh Majlis |
| |
1. |
Dapatkan persetujuan daripada tetamu kehormat mengenai tarikh majlis. |
| |
2. |
Maklum tarikh yang dipersetujui kepada pihak berkenaan. |
| |
B. |
Penyediaan Kertas Cadangan |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
1. |
Sedia kertas cadangan majlis penyampaian anugerah yang mengandungi:
(a) Tarikh
(b) Tempat
(c) Atur Cara
(d) Senarai Jemputan
(e) Anggaran Perbelanjaan
(f) Senarai Jawatankuasa Induk dan Kecil serta fungsi |
| Pengarah BKK |
3. |
Dapatkan kelulusan daripada pihak yang berkenaan. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
4. |
Ambil tindakan berikut:
(a) Pelantikan Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kerja majlis
(b) Penyediaan peruntukan
(c) Penyediaan tempat majlis
(d) Jemputan dan protokol
(e) Penyediaan teks ucapan VIP dan pengacara majlis
(f) Penyediaan buku program
(g) Aturcara pentadbiran
(h) Penyediaan cenderamata
(i) Penyediaan kemudahan audio visual
(j) Kemudahan logistik
(k) Persembahan (sekiranya perlu)
(l) Penyediaan video (sekiranya perlu)
(m) Publisiti dan media
(n) Raptai
(o) Pameran (sekiranya ada) |
| |
C. |
Pelantikan Jawatankuasa Induk Dan Jawatankuasa Kerja |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
1. |
Edar surat pelantikan ahli Jawatankuasa Induk, juru acara, pembaca doa dan Pengerusi Jawatankuasa Kerja berserta senarai tugas masing-masing. |
| Pengerusi Jawatankuasa Kerja |
2. |
Lantik ahli-ahli Jawatankuasa Kerja. |
| Jawatankuasa Kerja |
3. |
Laksana tugas mengikut senarai tugas yang telah ditetapkan. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
D. |
Penyediaan Peruntukan |
| Pengerusi Jawatankuasa Kerja |
1. |
Sedia kertas cadangan perbelanjaan terperinci majlis dan kemuka kertas cadangan perbelanjaan kepada pihak yang meluluskan. |
| |
2. |
Terima makluman kelulusan kertas cadangan dan perbelanjaan. |
| Jawatankuasa Induk Majls |
E. |
Penyediaan Tempat Dan Jamuan Majlis |
| |
1. |
Buat tempahan tempat untuk majlis. |
| |
2. |
Dapatkan butiran kos terperinci pakej majlis jika buat di luar UPM. |
| |
3. |
Lawat tempat majlis untuk menentukan kemudahan dan keperluan yang disediakan. |
| |
4. |
Hantar surat dan dapatkan pengesahan tempahan tempat acara. |
| |
5. |
Tetapkan menu dan tarikh untuk food tasting. |
| Jawatankuasa Kerja Jemputan & Protokol |
F. |
Jemputan Dan Protokol |
| |
1. |
Sedia senarai jemputan majlis serta draf jemputan untuk kelulusan PBKK dan KBKK. |
| |
2. |
Sedia jemputan secara surat dan kad. |
| |
3. |
Edar surat dan kad jemputan. |
| |
4. |
Dapatkan pengesahan kehadiran dan sediakan senarai tetamu. |
| |
5. |
Dapatkan susunan kekananan tetamu daripada Bahagian Istiadat, JPM. |
| |
6. |
Tentukan susunan tempat duduk tetamu kehormat dan tetamu majlis. |
| Jawatankuasa Kerja Ucapan |
G. |
Penyediaan Teks Ucapan |
| |
1. |
Bincang dengan PBKK/KBKK untuk sediakan draf teks ucapan. |
| |
2. |
Dapatkan input teks ucapan. |
| |
3. |
Sedia draf teks ucapan dan dapatkan kelulusan PBKK/KBKK. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
4. |
Kemukakan teks ucapan kepada tetamu kehormat. |
| Jawatankuasa Kerja Percetakan |
H. |
Penyediaan Buku Program |
| |
1. |
Sedia draf buku program dan dapatkan kelulusan PBKK/KBKK. |
| |
2. |
Cetak buku program. |
| |
3. |
Edar buku program. |
| |
4. |
Failkan. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
I. |
Aturcara Pentadbiran |
| |
1. |
Sediakan aturcara pentadbiran. |
| |
2. |
Buat salinan aturcara pentadbiran yang mencukupi dan edar kepada ahli-ahli Jawatankuasa yang berkenaan untuk tujuan raptai majlis. |
| |
3. |
Kemaskini sekiranya ada pindaan selepas raptai majlis dan edar semula untuk tujuan majlis. |
| |
4. |
Failkan. |
| Jawatankuasa Kerja Hadiah dan Cenderamata |
J. |
Penyediaan Hadiah / Cenderamata |
| |
1. |
Dapatkan kelulusan PBKK/KBKK untuk rekabentuk piala/plak/sijil anugerah, jika perlu. |
| |
2. |
Tempah piala/plak/sijil anugerah. |
| |
3. |
Sediakan cek untuk penerima jika ada. |
| |
4. |
Terima piala/plak/sijil anugerah dan urus bayaran. |
| Jawatankuasa Kerja Audio Visual |
K. |
Penyediaan Kemudahan Audio Visual |
| |
1. |
Tentukan keperluan audio visual untuk majlis. |
| |
2. |
Buat lawatan tapak untuk memastikan kelengkapan audio visual sedia ada. |
| |
3. |
Sekiranya tidak lengkap, dapatkan pembekal luar. |
| |
4. |
Pastikan kemudahan audio visual berfungsi dengan baik sebelum dan semasa majlis berlangsung. |
| Jawatankuasa Kerja Logistik |
L. |
Kemudahan Logistik |
| |
1. |
Terima permohonan keperluan logistik daripada setiap jawatankuasa kecil. |
| |
2. |
Sedia kemudahan yang diperlukan sebelum, semasa dan selepas majlis. |
| Jawatankuasa Kerja Persembahan |
M. |
Persembahan (Sekiranya Ada) |
| |
1. |
Kenalpasti jenis persembahan yang sesuai. |
| |
2. |
Dapatkan persetujuan daripada PBKK/KBKK. |
| |
3. |
Hubungi pihak yang akan membuat persembahan untuk mengesahkan keperluan persembahan. |
| |
4. |
Membantu pasukan yang terlibat dalam urusan raptai. |
| |
5. |
Uruskan perjalanan persembahan semasa majlis. |
| Jawatankuasa Kerja Video |
N. |
Penyediaan Video (Sekiranya Perlu) |
| |
1. |
Kenalpasti konsep rakaman video yang perlu disediakan. |
| |
2. |
Dapatkan persetujuan daripada PBKK/KBKK. |
| |
3. |
Kenalpasti dan lantik syarikat rakaman video yang akan membuat rakaman video. |
| |
4. |
Bincang keperluan rakaman video bersama syarikat rakaman video seperti skrip, storyboard, |
| |
5. |
Lokasi penggambaran, montage, suara dan muzik latar. |
| |
6. |
Sedia dan maklumkan jadual penggambaran kepada syarikat untuk tujuan rakaman. |
| |
7. |
Mengadakan pra-tonton rakaman video kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan. |
| |
8. |
Pastikan rakaman video yang telah dipersetujui siap untuk ditayang semasa raptai dan majlis. |
| Jawatankuasa Kerja Publisiti dan Media |
O. |
Publisiti Dan Media |
| |
1. |
Ambil tindakan urusan publisiti dan media. (PRO/02 Publisiti dan Media). |
| Jawatankuasa Kerja Pameran |
2. |
Pameran (sekiranya ada) |
| |
3. |
Tentukan tema pameran dan dapatkan persetujuan PBKK/KBKK. |
| |
4. |
Ambil tindakan untuk perkara berikut: Penyediaan Ruang Pameran
1. Pastikan keperluan pameran dan sediakan spesifikasi pameran.
2. Lantik syarikat pembekal keperluan pameran.
3. Pastikan syarikat pembekal menyediakan keperluan pameran mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. |
| |
|
Pelawaan Agensi Untuk Menyertai Pameran 1.
1. Pelawa PTJ untuk menyertai pameran.
2. Adakan taklimat dengan PTJ yang telah bersetuju untuk menyertai pameran.
3. Pastikan agensi-agensi bersedia sebelum pameran bermula. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
P. |
Raptai |
| |
1. |
Tetap tarikh untuk raptai majlis. |
| |
2. |
Maklum kepada pihak pengurusan tempat raptai. |
| |
3. |
Jemput semua Jawatankuasa Kerja dan pihak yang terlibat dengan majlis. |
| |
4. |
Jalankan raptai mengikut susunan aturcara pentadbiran. |
| Semua pihak yang terlibat |
Q |
Semasa Majlis |
| |
1. |
Uruskan majlis mengikut susunan aturcara pentadbiran. |
| Semua pihak yang terlibat |
R. |
Selepas Majlis |
| |
1. |
Pastikan kelengkapan dan peralatan dikembalikan ke tempat asal. |
| |
2. |
Mengadakan mesyuarat post-mortem. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
3. |
Kemukakan laporan post-mortem untuk makluman Mesyuarat Jawatankuasa Induk. |
| Bendahari |
4. |
Uruskan bayaran. |
| Jawatankuasa Induk Majlis |
5. |
Uruskan sijil penghargaan untuk semua pihak yang terlibat dalam penganjuran Majlis. |
